Privacyverklaring

Wie wij zijn

Verswinkel BOP in Liessel is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die we via onze websites, het klantportaal en onze winkels verwerken. Deze verklaring geldt voor bop-pitstop.nl, het klantportaal app.bop-pitstop.nl, bop-liessel.nl en bop-togo.nl.

• Naam: Verswinkel BOP
• Adres: Hoofdstraat 57A, 5757 AK Liessel
• KvK: 17112258
• Telefoon: 0493 217 800
• Vragen over privacy: administratie@bop-liessel.nl

We werken onder drie namen:

• BOP Pitstop: levering van vers fruit, lunch en meer aan bedrijven, met het klantportaal app.bop-pitstop.nl
• Verswinkel BOP: de winkel in Liessel en de webshop bop-liessel.nl
• BOP Pitstop to GO!: Liesselseweg 114, 5753 PP Deurne, met de webshop bop-togo.nl

Alle drie zijn handelsnamen van Verswinkel BOP. Welke website of winkel je ook gebruikt, je gegevens liggen bij één bedrijf.

We hebben geen functionaris gegevensbescherming. Dat is voor een bedrijf als het onze niet verplicht. Met elke vraag over je gegevens kun je terecht op het adres hierboven.

Welke gegevens we verwerken en waarvoor

We verwerken alleen wat we nodig hebben om te leveren, te factureren en contact te houden. We verwerken geen BSN en geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheid of geloof. We verkopen geen gegevens.

Zakelijke klanten en hun contactpersonen

• Gegevens: bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, naam, functie, e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen, bezorg- en factuuradres, bezorginstructies, bestellingen en vaste bestellingen, prijsafspraken, facturen, emballage, IBAN en machtiging bij automatische incasso, ondertekende overeenkomsten (naam, functie en handtekening), en onze notities over het contact en over bezoekafspraken.
• Waarvoor: bestellingen leveren en factureren, afspraken nakomen, mails sturen over bestellingen, bezorging en facturen, en het contact onderhouden.

Gebruikers van het klantportaal

• Gegevens: e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen) of passkey, inlogmomenten, het IP-adres bij inloggen en bij geweigerde toegang, en welke schermen en functies in het portaal gebruikt worden. Dat laatste leggen we vast per bedrijf, niet per persoon.
• Waarvoor: veilig inloggen, misbruik herkennen, en het portaal verbeteren door te zien waar klanten vastlopen.

Wie een bezorging aanneemt

• Gegevens: bezorgadres en de plek op de kaart, het bezorgmoment, de verwachte aankomsttijd, en het bewijs van aflevering: naam en handtekening van wie het aanneemt, of een foto van waar we het hebben neergezet.
• Waarvoor: bezorgen, laten zien hoe laat we komen, en kunnen aantonen dat er geleverd is.

Klanten van de webshops bop-liessel.nl en bop-togo.nl

• Gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bestellingen en of er betaald is. Betalen loopt via Mollie. Je bank- of kaartgegevens zien wij niet.
• Waarvoor: je bestelling klaarzetten of bezorgen, de betaling afhandelen en contact met je opnemen over je bestelling.

Leden van het spaarprogramma en de nieuwsbrief

• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, je spaarpunten, de aankopen waarmee je spaart en je vouchers.
• Waarvoor: punten sparen en inwisselen, en de nieuwsbrief sturen als je je daarvoor aanmeldt. Het programma draait nu bij Piggy (Leat). We bewaren een kopie in ons eigen systeem, zodat we het programma later zelf kunnen voortzetten.

Wie contact opneemt of iets aanvraagt

• Gegevens: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, je bericht en wat je aanvraagt, bijvoorbeeld een account of een proefschaal.
• Waarvoor: je vraag beantwoorden en je aanvraag afhandelen.

Bedrijven die wij zelf benaderen

• Gegevens: bedrijfsgegevens uit het Handelsregister van de KVK (naam, adres, activiteit), de naam van een contactpersoon en wat we besproken hebben.
• Waarvoor: bedrijven in onze bezorgregio een aanbod doen. Bij een eenmanszaak zijn dit ook persoonsgegevens.

Bezoekers van de websites

• Gegevens: je IP-adres en technische gegevens, zoals je browser, in de logbestanden van de hosting.
• Waarvoor: de websites laten werken en beveiligen. We meten niet wie de websites bezoekt (zie Cookies en metingen).

Deze verklaring gaat niet over medewerkers en sollicitanten. Voor hen komt een eigen privacyverklaring.

We nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen.

Op welke grond we dat mogen

Voor elk doel hebben we een grondslag uit de AVG. Bij de meeste is dat de overeenkomst die we met je hebben.

• Bestellingen leveren, bezorgen en factureren; je account en het klantportaal

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst

• Deelnemen aan het spaarprogramma

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst

• Je vraag of aanvraag afhandelen

  Grondslag:

  Stappen die je zelf vraagt voordat er een overeenkomst is

• Facturen en boekhouding bewaren

  Grondslag:

  Wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht)

• IP-adres bij inloggen; een logboek van wie wat deed in onze systemen

  Grondslag:

  Gerechtvaardigd belang: onze systemen en jouw gegevens beschermen

• Bewijs van aflevering

  Grondslag:

  Gerechtvaardigd belang: kunnen aantonen dat we geleverd hebben

• Meten hoe het klantportaal gebruikt wordt, per bedrijf

  Grondslag:

  Gerechtvaardigd belang: de dienst verbeteren

• Zakelijke klanten informeren over ons assortiment

  Grondslag:

  Gerechtvaardigd belang; afmelden kan altijd

• Bedrijven in onze regio benaderen met een aanbod

  Grondslag:

  Gerechtvaardigd belang

• De nieuwsbrief

  Grondslag:

  Toestemming; je kunt die altijd intrekken

Bij een gerechtvaardigd belang hebben we afgewogen dat ons belang zwaarder weegt dan de inbreuk op je privacy. Je kunt daar altijd bezwaar tegen maken (zie Je rechten).

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Facturen en boekhouding moeten we wettelijk 7 jaar bewaren; voor de rest geldt een eigen termijn.

• Facturen, bestellingen en boekhouding

  Hoe lang:

  7 jaar (wettelijke plicht)

• Gegevens van zakelijke klanten en contactpersonen

  Hoe lang:

  Tot 2 jaar na de laatste bestelling

• Je account in een webshop

  Hoe lang:

  Tot 2 jaar na je laatste bestelling

• IP-adres bij inloggen

  Hoe lang:

  90 dagen

• Losse metingen van het gebruik van het klantportaal

  Hoe lang:

  90 dagen; daarna alleen een dagtotaal per bedrijf

• De positie van de bezorgbus, voor de verwachte aankomsttijd

  Hoe lang:

  2 dagen

• Bewijs van aflevering (handtekening of foto)

  Hoe lang:

  1 jaar

• Spaarprogramma

  Hoe lang:

  Zolang je meedoet, daarna 2 jaar

• Nieuwsbrief

  Hoe lang:

  Tot je je afmeldt

• Contactaanvragen

  Hoe lang:

  1 jaar, tenzij je klant wordt

• Bedrijven die we benaderd hebben

  Hoe lang:

  1 jaar na het laatste contact, als er geen klant van komt

• Logbestanden van Cloud86

  Hoe lang:

  Zolang Cloud86 ze bewaart

Vraag je ons om je gegevens te wissen, dan doen we dat eerder. Alleen wat we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, blijft dan staan.

Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren. Zij mogen ze alleen voor ons gebruiken, en daar hebben we een verwerkersovereenkomst voor.

• Vercel

  Waarvoor:

  Hosting van het klantportaal en bop-pitstop.nl, opslag van foto's

  Waar de gegevens staan:

  Verenigde Staten

• Neon

  Waarvoor:

  Database van ons bedrijfssysteem

  Waar de gegevens staan:

  Frankfurt, Duitsland

• Cloud86

  Waarvoor:

  Hosting van de webshops bop-liessel.nl, bop-togo.nl en bop-pitstop.nl, en van onze mailserver

  Waar de gegevens staan:

  Nederland

• Microsoft (Microsoft 365)

  Waarvoor:

  E-mail en agenda

  Waar de gegevens staan:

  Europese Unie

• FAK

  Waarvoor:

  Orderverwerking en facturatie van de webshops

  Waar de gegevens staan:

  Nederland

• Exact

  Waarvoor:

  Boekhouding

  Waar de gegevens staan:

  Europese Unie

• Peelpartners

  Waarvoor:

  Ons administratiekantoor, voor de boekhouding

  Waar de gegevens staan:

  Nederland

• Mollie

  Waarvoor:

  Betalingen op bop-liessel.nl en bop-togo.nl

  Waar de gegevens staan:

  Nederland

• Piggy (Leat)

  Waarvoor:

  Spaarprogramma en nieuwsbrief

  Waar de gegevens staan:

  Europese Unie

• PDOK (Kadaster)

  Waarvoor:

  Een adres omzetten in een plek op de kaart

  Waar de gegevens staan:

  Nederland

• Google

  Waarvoor:

  Bezorgroutes berekenen; daarvoor gaan bezorgadressen naar Google

  Waar de gegevens staan:

  Verenigde Staten

• Sentry

  Waarvoor:

  Foutmeldingen uit ons systeem

  Waar de gegevens staan:

  Verenigde Staten

• Anthropic

  Waarvoor:

  AI-hulp bij interne taken; persoonsgegevens halen we eruit voordat er iets naartoe gaat

  Waar de gegevens staan:

  Verenigde Staten

Daarnaast geven we gegevens door als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Gegevens buiten de Europese Unie

De meeste gegevens blijven in de Europese Unie. Een paar partijen zitten in de Verenigde Staten: Vercel (tot de verhuizing naar Frankfurt), Google, Sentry en Anthropic.

Voor die doorgifte zorgen we voor dezelfde bescherming als binnen de EU. Dat doen we via het EU-VS Data Privacy Framework, of via de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in de overeenkomst met die partij.

Cookies en metingen

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de websites en het klantportaal te laten werken. Analytics- en advertentiecookies gebruiken we niet, en daarom vragen we je ook niet om toestemming voor cookies.

• bop-klant.session-token

  Waar:

  Klantportaal

  Waarvoor:

  Ingelogd blijven

  Hoe lang:

  90 dagen

• bop_location

  Waar:

  Klantportaal

  Waarvoor:

  Onthouden welke locatie van je bedrijf je hebt gekozen

  Hoe lang:

  1 jaar

• bop_theme

  Waar:

  Klantportaal

  Waarvoor:

  Onthouden of je het lichte of donkere thema wilt

  Hoe lang:

  1 jaar

• Cookies van WooCommerce

  Waar:

  Webshops

  Waarvoor:

  Je winkelmand onthouden en afrekenen

  Hoe lang:

  Tot 2 dagen

• Cookies van WordPress

  Waar:

  Webshops

  Waarvoor:

  Ingelogd blijven in je webshopaccount

  Hoe lang:

  Tot 14 dagen

• PHPSESSID

  Waar:

  bop-liessel.nl

  Waarvoor:

  Technische sessie

  Hoe lang:

  Tot je je browser sluit

Metingen in het klantportaal. We houden bij welke schermen en functies in het portaal gebruikt worden, zodat we zien waar klanten vastlopen. Dat gebeurt op onze eigen server, zonder cookie en zonder IP-adres, en we leggen het vast per bedrijf en niet per persoon. De losse metingen bewaren we 90 dagen.

Diensten van anderen op de websites

• bop-liessel.nl en bop-togo.nl laden lettertypen van Google Fonts. Daarbij ziet Google je IP-adres.
• Op bop-liessel.nl staat het aanmeldformulier van Leat voor de nieuwsbrief en het spaarprogramma. Leat kan daarbij eigen cookies plaatsen.
• De knoppen naar Facebook, Instagram en LinkedIn zijn gewone links. Die sturen niets door tot je erop klikt.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en misbruik.

• Alle verbindingen met de websites en het portaal zijn versleuteld (https).
• Onze database staat in Frankfurt en wordt versleuteld opgeslagen.
• Wachtwoorden slaan we alleen versleuteld op; wij kunnen ze niet lezen.
• Medewerkers zien alleen de gegevens die ze voor hun werk nodig hebben.
• Beheerders loggen in met een tweede factor, zoals een passkey.
• We houden een logboek bij van wie wat doet in onze systemen, en we krijgen een melding bij verdachte inlogpogingen.
• Om je te helpen kan een beheerder van BOP met je meekijken in het klantportaal. Dat kan maximaal 30 minuten per keer, er wordt dan niets opgeslagen, en het wordt vastgelegd.

Gaat er toch iets mis, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Is er een groot risico voor jou, dan laten we het jou ook weten.

Je rechten

Je hebt veel te zeggen over je eigen gegevens. Stuur je verzoek naar administratie@bop-liessel.nl, dan antwoorden we binnen een maand, kosteloos.

• Inzage

  Wat het betekent:

  Je vraagt welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen

• Correctie

  Wat het betekent:

  Je laat onjuiste of onvolledige gegevens aanpassen

• Wissen

  Wat het betekent:

  Je laat je gegevens verwijderen

• Beperking

  Wat het betekent:

  We gebruiken je gegevens tijdelijk niet, bijvoorbeeld terwijl we een klacht onderzoeken

• Bezwaar

  Wat het betekent:

  Je maakt bezwaar tegen gebruik op basis van ons gerechtvaardigd belang

• Overdracht

  Wat het betekent:

  Je krijgt je gegevens in een gangbaar bestand, om mee te nemen naar een ander

• Toestemming intrekken

  Wat het betekent:

  Bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief; dat geldt vanaf dat moment

Wissen heeft twee grenzen. Facturen en boekhouding moeten we 7 jaar bewaren; die blijven staan. En een bezorging die al onderweg is, rijdt met de gegevens van dat moment.

We vragen je niet om een kopie van je identiteitsbewijs. We controleren een verzoek via het e-mailadres of telefoonnummer dat we al van je hebben.

Klacht, wijzigingen en contact

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via administratie@bop-liessel.nl of 0493 217 800. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. De datum hieronder laat zien welke versie je leest. Bij een grote wijziging laten we het klanten met een account ook per mail weten.